Papierloses Büro

A papierloses Büro (oder papierfreies Büro) ist eine Arbeitsumgebung, in der die Verwendung von Papier beseitigt oder stark reduziert wird. Dies geschieht durch Konvertieren von Dokumenten und anderen Arbeiten in digitale Form, ein Prozess, der als bekannt ist Digitalisierung. Befürworter behaupten, dass "papierlos gehen" Geld sparen, die Produktivität steigern, Platz sparen, Dokumentation und Informationsaustausch erleichtern, persönliche Informationen sicherer halten und sicherer und mehr sicher halten und mehr sicher halten können und die Informationen zur Information erleichtern und die Informationsaustausch leichter machen können und sichere und sicherer und sicherer und sicherer halten und den Informationsaustausch leichtern und sicherer halten können und hilf der Umwelt. Das Konzept kann auch auf Kommunikation außerhalb des Büros ausgedehnt werden.

Definition

Die papierlose Welt war eine PublizistSlogan, beabsichtigt, das zu beschreiben Büro der Zukunft. Es wurde durch die Popularisierung von Video -Display -Computerterminals wie The 1964 erleichtert IBM 2260. Eine frühzeitige Vorhersage des papierlosen Amtes wurde in einem 1975 gemacht Arbeitswoche Artikel.[1] Die Idee war, dass Office-Automatisierung Papier für Routineaufgaben wie Aufzeichnungen und Aufgaben und Buchhaltungund es kam zur Einführung der Einführung der persönlicher Computer. Während die Vorhersage eines PCs auf jedem Schreibtisch bemerkenswert prophetisch war, war das "papierlose Büro" nicht. Verbesserungen in Drucker und Fotokopierer Es machte es viel einfacher, Dokumente in loser Schüttung zu reproduzieren, wodurch der weltweite Einsatz von Büropapier von 1980 bis 2000 mehr als das Doppel ist.[2] Dies wurde auf die erhöhte Leichtigkeit der Dokumentproduktion zurückgeführt[2] und weit verbreitete Verwendung der elektronischen Kommunikation, die dazu führte, dass Benutzer eine große Anzahl von Dokumenten erhielten, die häufig ausgedruckt wurden. Seit etwa 2000, zumindest in den USA, hat sich die Verwendung von Office -Papier jedoch ausgeschieden und nimmt nun ab, was auf eine Generationsverschiebung zurückzuführen ist.[2] Jüngere Menschen werden geglaubt[von wem?] weniger geneigt zu sein, Dokumente auszudrucken, und näher dazu neigen, sie auf einem interaktiven Bildschirm mit Vollfarbs zu lesen. Laut dem Ministerium für Umweltschutz der Vereinigten StaatenDer durchschnittliche Büroangestellte erzeugt täglich ungefähr zwei Pfund Papier- und Pappprodukte.[3]

Der Begriff "The Paperless Office" wurde 1978 erstmals von Micronet, Inc., einem automatisierten Bürogeräteunternehmen, verwendet.[4]

Geschichte

Traditionelle Büros haben Papier-basierte Einreichungssysteme, die möglicherweise enthalten sein können Aktenschränke, Ordner, Regale, Mikrofiche Systeme und Zeichenschränke, die alle Wartung, Ausrüstung, beträchtlicher Platz erfordern und ressourcenintensiv sind. Im Gegensatz dazu könnte ein papierloses Büro einfach einen Schreibtisch, einen Stuhl und einen Computer (mit einer bescheidenen Menge an lokalem oder Netzwerkspeicher) haben, und alle Informationen würden in digitaler Form gespeichert. Spracherkennung und Sprachsynthese könnte auch verwendet werden, um die Speicherung von Informationen digital zu erleichtern.

Sobald Computerdaten auf Papier gedruckt sind, wird sie mit dem Synchronisieren mit Computerdatenbank Aktualisierung. Das Papier ist schwer zu suchen und in mehreren Sortieranordnungen zu arrangieren, und ähnliche Papierdaten, die an mehreren Standorten gespeichert sind, sind häufig schwierig und kostspielig zu verfolgen und zu aktualisieren. Ein papierloses Büro hätte einen Einsatzpunkt für Single-Source verteilte Datenbank Updates und a Veröffentlichen von Subscribe System. Moderne Computerbildschirme machen das Lesen weniger anstrengend für die Augen; Ein Laptop -Computer kann auf einer Couch oder im Bett verwendet werden. Mit Tablet -Computer und SmartphonesMit vielen anderen kostengünstigen Mehrwertfunktionen wie Videoanimation, Videoclips und Filmen in voller Länge argumentieren viele, dass Papier jetzt für alle außer denen, die gegen technologische Veränderungen resistent sind, veraltet sind. eBooks sind im Vergleich zu hart kopischen Büchern oft kostenlose oder niedrige Kosten.

Andere argumentieren, dass Papier immer einen Platz hat, weil es unterschiedliche Verwendungszwecke bietet als Bildschirme.[5]

Umweltauswirkungen von Papier

Hauptartikel: Umweltauswirkungen von Papier

Einige glauben, dass die Produktion von Papierprodukten erheblich dazu beiträgt Abholzung und Künstlicher Klimawandelund produziert Treibhausgase. Andere argumentieren, dass Papierproduktherstellung, insbesondere in Nordamerika, die ökologische und wirtschaftliche Balance von unterstützt nachhaltige Forstwirtschaft. Laut 2018 American Forest & Paper Association Nachhaltigkeitsbericht, Papierherstellung nahm ab Treibhausgasemission um 20% in einem Zeitraum von elf Jahren.[6][7] Maßnahmen wie Recycling Kann dazu beitragen, die Umweltauswirkungen von Papier zu verringern. Einige Papierproduktionen außerhalb Nordamerikas können mit der Freilassung von zu einer Luftverschmutzung führen Stickstoffdioxid (NEIN2), Schwefeldioxid (ALSO2),[8] und Kohlendioxid (Co2). Abwasser, das aus Zellstoff- und Papierfabriken außerhalb Nordamerikas entlassen wurde Schadstoffe. Nährstoffe wie Stickstoff und Phosphor können verursachen oder verschlimmern Eutrophierung von frischen Gewässern.

Drucken Tinten und Toner sind sehr teuer und nutzen Sie Umgebungsschäden Flüchtige organische Verbindungen, Schwermetalle und nicht erneuerbare Öle, obwohl Standards für die Anzahl der Schwermetalle in Tinte von einigen Regulierungsbehörden festgelegt wurden.[9][die?] DEINKING Recyceltes Papierzellstoff führt zu einer Abfallschlamm Mülldeponien.[10]

Umweltauswirkungen der Elektronik

Hauptartikel: Elektronischer Abfall

Eine papierlose Arbeitsumgebung erfordert eine Infrastruktur von elektronische Bauteile Um die Produktion, Übertragung und Speicherung von Informationen zu ermöglichen.[11] Die Branche, die diese Komponenten produziert, ist eine der am wenigsten nachhaltigen und umweltschädlichsten Sektoren der Welt.[12] Der Prozess der Herstellung elektronischer Hardware umfasst die Extraktion von Edelmetalle und die Produktion von Plastik im industriellen Maßstab.[13] Die Übertragung und Lagerung von Digitale Daten wird durch Daten Center, die erhebliche Mengen der Stromversorgung eines Wirtslandes verbrauchen.[14]

Beseitigung von Papier über Automatisierung und elektronische Formen Automatisierung

Die Notwendigkeit von Papier wird durch Verwendung von Online -Systemen beseitigt, z. B. das Ersetzen von Karteikarten und Rolodexes mit Datenbanken, typisierten Buchstaben und Faxen mit E -Mail und Nachschlagewerken mit dem Internet.[15] Eine andere Möglichkeit, Papier zu beseitigen, besteht darin, papierbasierte Prozesse zu automatisieren, die sich auf Formulare, Anwendungen und Umfragen stützen, um Daten zu erfassen und zu teilen. Diese Methode wird als "elektronische Formulare" oder E-Formen bezeichnet und wird in der Regel durch Verwendung vorhandener Druckdokumente im elektronischen Form erreicht, um vorhandene Daten vorab zu ermöglichen, wodurch Daten manuell online nach Endnutzern eingegeben werden und sichere Methoden zur Verfügung stellen. Senden Sie Formulardaten an Verarbeitungssysteme und signieren Sie die elektronischen Dokumente ohne Drucken digital.

Zu den Technologien, die mit elektronischen Formularen verwendet werden können, gehören - -

  • Tragbares Dokumentformat (PDF) - Erstellen, Anzeigen und Interaktion mit elektronischen Dokumenten und Formularen
  • E-Form (Electronic Form) Management-Software-zum Erstellen, Integrieren und Routen von Daten und Formularen mit Verarbeitungssystemen
  • Datenbanken - Daten zum Vorab- und Verarbeitung von Dokumenten erfassen
  • Workflow -Plattformen - Informationen, Dokumente und direkten Prozessfluss
  • E-Mail-Kommunikation (Elektronik-E-Mail), mit der das Senden und Empfangen von Informationen aller Art und aktiviertes Anhang ermöglicht wird
  • Digitale Unterschrift Lösungen-Digital unterschreiben Dokumente (von Endbenutzern verwendet)
  • Webserver - So hosten Sie den Prozess, erhalten Sie eingereichte Daten, speichern Sie Dokumente und verwalten Dokumentenrechte

Eines der Hauptprobleme, die Unternehmen davon abgehalten haben, die Automatisierung von Papierkrams zu übernehmen, ist die Schwierigkeit, digitale Signaturen kostengünstig und konform zu erfassen. Das E-Sign Act von 2000 In den Vereinigten Staaten, sofern ein Dokument auf der Grundlage einer elektronischen Signatur nicht abgelehnt werden kann und alle Unternehmen aufforderte, digitale Signaturen für Dokumente zu akzeptieren. Heute stehen ausreichende kostengünstige Optionen zur Verfügung, einschließlich Lösungen, bei denen Endbenutzer keine Hardware oder Software kaufen müssen.

Einer der großen Vorteile dieser Art von Software ist das OCR (Optische Zeichenerkennung) kann verwendet werden, damit der Benutzer den Volltext einer beliebigen Datei durchsucht. Zusätzlich können benutzerdefinierte Tags zu jeder Datei hinzugefügt werden, um bestimmte Dateien im gesamten System zu finden.

Einige papierlose Software bieten einen Scanner, eine Hardware und eine Software und arbeiten nahtlos bei der Trennung und Organisation wichtiger Dokumente. In papierloser Software können Menschen auch Online -Unterschriften für wichtige Dokumente aktivieren, die in jedem kleinen Unternehmen oder Büro verwendet werden können. Dokumentmanagement- und Archivierungssysteme bieten einige Methoden zur Automatisierung von Formularen. In der Regel ist der Punkt, an dem Dokumentenverwaltungssysteme mit einem Dokument arbeiten, wenn das Dokument gescannt und/oder in das System gesendet wird. Viele Dokumentverwaltungssysteme enthalten die Möglichkeit, Dokumente über optische Charaktererkennung zu lesen und diese Daten im Rahmen des Dokumentverwaltungssystems zu verwenden. Diese Technologie ist zwar wichtig, um ein papierloses Büro zu erreichen[15] Es geht nicht um die Prozesse, die überhaupt Papier erzeugen.

Digitalisierung von digitalisierenden Papierdokumenten

Ein weiterer wichtiger Aspekt der papierlosen Bürophilosophie ist die Umwandlung von Papierdokumenten. Fotos, Ingenieurpläne, Mikrofiche und alle anderen papierbasierten Systeme zu digitalen Dokumenten. Technologien, die dafür verwendet werden können Scanner, Digitale Mail -Lösungen, Buchkopierer, Weitformat -Scanner (für technische Zeichnungen), Mikrofiche Scanner, Fax zu PDF -Konvertierung, Online -Postämter, Multifunktionsdrucker und Dokumentverwaltungssysteme. Jede dieser Technologien verwendet Software das konvertiert die Rasterformate (Bitmaps) in andere Formen je nach Bedarf. Im Allgemeinen beinhalten sie irgendeine Form von Bildkompression Technologie, die kleiner produziert Rasterbilder oder verwenden optische Zeichenerkennung (OCR) um ein Dokument in Text umzuwandeln. Eine Kombination aus OCR und Raster wird verwendet, um die Suchfähigkeit zu ermöglichen und gleichzeitig die ursprüngliche Form des Dokuments beizubehalten. Ein wichtiger Schritt ist die Kennzeichnung im Zusammenhang mit Papier zu digitalem Umbau und der Katalogisierung gescannter Dokumente. Zu diesem Zweck wurden einige Technologien entwickelt, aber im Allgemeinen beinhalten sie im Allgemeinen entweder menschliche Katalogisierung oder eine automatisierte Indexierung des OCR -Dokuments. Scanner und Software verbessern sich jedoch weiterhin mit der Entwicklung kleiner, tragbarer Scanner, die in der Lage sind, doppelseitige A4 Tiff Fax 4 oder PDF).

Ein Problem, mit dem diejenigen konfrontiert sind, die die papierlose Philosophie an die Grenze bringen möchten, war Urheberrechte © Rechtsvorschriften. Diese Gesetze können die Übertragung von Dokumenten einschränken, die durch das Urheberrecht von einem Medium zum anderen geschützt sind, z. B. das Umwandeln von Büchern in das elektronische Format.

Dokumente sichern und verfolgen

Da das Bewusstsein für Identitätsdiebstahl und Datenverletzungen weiter verbreitet wurde, wurden neue Gesetze und Vorschriften erlassen, die Unternehmen, die verwalten oder speichern persönlich identifizierbare Informationen ordnungsgemäß um diese Dokumente zu sorgen. Papierlose Bürosysteme sind einfacher zu sichern als herkömmliche Aktenschränke.[16] und kann einzelne Zugriffe für jedes Dokument verfolgen.

Schwierigkeiten bei der Adoption des papierlosen Amtes

Eine wichtige Schwierigkeit, "papierlos" zu sein, ist, dass die Kommunikation eines Unternehmens mit anderen Unternehmen und Einzelpersonen, anstatt nur intern zu sein. Die elektronische Kommunikation erfordert, dass sowohl der Absender als auch der Empfänger einen einfachen Zugriff auf geeignete Software und Hardware haben. Kosten und vorübergehende Produktivitätsverluste bei der Umwandlung in ein papierloses Amt sind ebenso ein Faktor, ebenso wie staatliche Vorschriften, Branchenstandards, gesetzliche Anforderungen und Geschäftsrichtlinien, die auch die Änderung verlangsamen können. Unternehmen können auf technologische Schwierigkeiten wie die Kompatibilität der Dateiformat, die Lebensdauer digitaler Dokumente, die Systemstabilität sowie die Mitarbeiter und Kunden auftreten, die keine angemessenen technologischen Fähigkeiten haben.

Aus diesen Gründen bleibt zwar eine Verringerung des Papiers, aber einige Anwendungen von Papier bleiben wahrscheinlich unbegrenzt.[17] Ein Fragebogen aus dem Jahr 2015[18] schlug vor, dass fast die Hälfte kleiner/mittlerer Unternehmen glaubte, sie seien bis Ende dieses Jahres papierlos.

Siehe auch

Verweise

  1. ^ "Das Büro der Zukunft", Arbeitswoche (2387): 48–70, 30. Juni 1975
  2. ^ a b c "Technologische Comebacks: Nicht tot, nur ausruhen", Der Ökonom, 9. Oktober 2008
  3. ^ "Abfälle - Ressourcenschutz - Gemeinsame Abfälle und Materialien - Papierrecycling". US -Umweltschutzbehörde. Abgerufen 26. Januar 2013.
  4. ^ Die papierlose Registrierung von Büro -Markenzeichen, US -amerikanisches Patent- und Markenbüro, abgerufen 13. Dezember 2015
  5. ^ Sellen, A. J. & Harper, R.H.R. (2003). Der Mythos des papierlosen Büros. Cambridge, Massachusetts: MIT Press
  6. ^ "American Forest & Paper Association 2018 Nachhaltigkeitsbericht" (PDF). American Forest & Paper Association.
  7. ^ "Nachhaltigkeitsbericht der American Forest & Paper Association". American Forest & Paper Association. 2018. Abgerufen 1. Mai 2020.
  8. ^ "Luftschadstoffe von Sorge". New Hampshire Department of Environmental Services. Abgerufen 26. Januar 2013.
  9. ^ "Archivierte Kopie" (PDF). Archiviert von das Original (PDF) am 8. Mai 2007. Abgerufen 27. Mai 2013.{{}}: CS1 Wartung: Archiviertes Kopie als Titel (Link)[Vollständiges Zitat benötigt]
  10. ^ "Recycling Papier und Glas". US -Energieministerium. September 2006. Abgerufen 30. Oktober 2007.
  11. ^ "Der ökologische Fußabdruck der digitalen Wirtschaft bedroht den Planeten". Die Unterhaltung. 8. Dezember 2019.
  12. ^ "Digitale Technologien sind Teil des Problems des Klimawandels". IKTWORKS. 20. Februar 2020.
  13. ^ "Smartphones töten den Planeten schneller als jeder andere erwartet". Schnelle Firma. 27. März 2018.
  14. ^ "Warum Irlands Rechenzentrumsboom die Klimaanstrengungen erschwert". Irische Zeiten. 6. Januar 2020.
  15. ^ a b Walker, Richard (7. August 2009), "Erreichen des papierlosen Büros" (PDF), Effiziente Technologie Inc, archiviert von das Original (PDF) am 23. Dezember 2018, abgerufen 4. September 2009
  16. ^ "E-Office: Ein umweltfreundliches Aufkommen der Cloud-Computing-Technologie". Abgerufen 16. August 2016.
  17. ^ Sellen, A. J. & Harper, R.H.R. (2003). Der Mythos des papierlosen Büros. Cambridge, Massachusetts: MIT Press.
  18. ^ "Fast die Hälfte der Unternehmen ist oder könnte 2015 papierlos gehen.". margolis.co.uk. Abgerufen 13. Juli 2015.

Weitere Lektüre

  • Sellen, Abigail J.; Harper, Richard H. R. (2001), Der Mythos des papierlosen Büros, Cambridge, Massachusetts, USA: Die MIT -Presse, ISBN 0-262-19464-3 - Erörtert die Einschränkungen des papierlosen Büros und das wertvolle Rollenpapier kann für eine Rolle spielen Wissensarbeiter.
  • Gladwell, Malcolm (25. März 2002), "Das soziale Leben des Papiers", Der New Yorker

Externe Links