Enterprise content management

Enterprise Content Management (ECM) erweitert das Konzept von Content -Management durch Hinzufügen einer Zeitleiste für jeden Inhalt Artikel und möglicherweise durchsetzen Prozesse für die Erstellung, Genehmigung und Verteilung. Systeme, die ECM verwenden, bieten im Allgemeinen ein sicheres Repository für verwaltete Elemente, die analog oder digital sind. Dazu gehören auch eine (oder mehr) Methode zum Importieren von Inhalten, um neue Elemente verwalten zu können, und mehrere Präsentationsmethoden, um Elemente zur Verfügung zu stellen. Obwohl der ECM -Inhalt durch geschützt werden kann durch Management von Digitalen Rechten (DRM), es ist nicht erforderlich. ECM unterscheidet sich vom allgemeinen Content -Management durch die Erkenntnis der Prozesse und Verfahren des Unternehmens, für das es erstellt wird.[1]

Definitionen

  • Ende 2005: Die Technologie wurde verwendet, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit Organisationsprozessen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu bewahren und zu liefern
  • Anfang 2006: ECM -Tools und -Strategien ermöglichten das Management der Organisation eines Unternehmens unstrukturierte Informationen, wo immer diese Informationen existieren.
  • Anfang 2008: die Strategien, Methoden und Tools wurden verwendet, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit Organisationsprozessen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu bewahren und zu liefern. ECM -Tools und -Strategien erlaubten das Management von einem Organisationunstrukturierte Informationen, wo immer diese Informationen vorhanden sind[1]
  • Anfang 2010: Die Strategien, Methoden und Tools wurden verwendet, um Inhalte und Dokumente im Zusammenhang mit Organisationsprozessen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu bewahren und zu liefern. ECM behandelte die Verwaltung von Informationen innerhalb des gesamten Umfangs eines Unternehmens, unabhängig davon[1]
  • März 2017: Der Verein für Informations- und Image -Management (AIIM) schlug vor, "Enterprise Content Management" durch "intelligentes Informationsmanagement" zu ersetzen. IIM ist definiert als "die Strategien, Methoden und Tools, die zum Erstellen, Erfassen, Automatisieren, Liefern, Schutz und Analysieren von Inhalten und Dokumenten im Zusammenhang mit organisatorischen Prozessen verwendet werden.[2]

Die jüngste Definition umfasst Bereiche, die traditionell von angesprochen wurden von Aufzeichnungen- und Dokumenten-Management Systeme. Es impliziert die Umwandlung von Daten in digitale und traditionelle Formen, einschließlich Papier und Mikrofilm.

ECM als eine Dachbegriff, dokument Web -Content -Verwaltung, Suche, Zusammenarbeit, Aufzeichnungsverwaltung, Digital Asset Management (DAMM), Workflow-Management, und erfassen und scannen. Es verwaltet den Lebenszyklus von Informationen aus der ersten Veröffentlichung (oder der Erstellung) durch Archiv und eventuelle Entsorgung. Es wird auf vier Arten geliefert:

  • On-Premise-Software (im Netzwerk einer Organisation installiert)
  • Software als Dienst (SaaS): Webzugriff auf Informationen, die auf dem System eines Softwareherstellers gespeichert sind
  • Eine Mischung aus On-Premises- und SaaS-Komponenten
  • Infrastruktur als ein Service (IaaS): Online -Dienste, die den Benutzer von Infrastrukturdetails wie physischen Computerressourcen, Standort, Datenpartitionierung, Skalierung, Sicherheit und Sicherung abstrahieren

Zu den Vorteilen für eine Organisation zählen eine verbesserte Effizienz, bessere Kontrolle und reduzierte Kosten. Banken haben sich in das Speichern von Kopien alter Schecks in ECM -Systemen aus der älteren Methode zur Durchführung physischer Überprüfungen in Lagern umgewandelt. Unter dem alten System kann eine Kundenanfrage nach einer Kopie eines Schecks Wochen dauern. Ein Bankangestellter musste sich an das Lagerhaus wenden, in dem sich das richtige Kontrollkästchen, die richtige Datei und die Überprüfung befanden. Der Scheck würde gezogen und eine Kopie erstellt und an die Bank gesendet, die ihn dann an den Kunden schicken würde. Mit einem ECM -System könnte ein Bankangestellter das System für die Kontonummer des Kunden und die Nummer des angeforderten Schecks abfragen. Wenn ein Bild des Schecks auf dem Bildschirm erschien, konnte die Bank eine Kopie sofort an den Kunden senden. Normalerweise, während der Kunde noch am Telefon war.

Firmenhirngrafik

Zielfernrohr

Enterprise Content Management, eine Form von Content -Managementkombiniert die Erfassung, Suche und Vernetzung von Dokumenten mit digitale Archivierung, Dokumentverwaltung und Arbeitsablauf. Es umfasst die Herausforderungen, die bei der Verwendung und Bewahrung der internen (oft unstrukturierten) Unternehmensinformationen eines Unternehmens in allen Formularen miteinander verbunden sind. Die meisten ECM -Lösungen konzentrieren sich auf Geschäft zu Arbeitnehmer (B2E) Systeme.

Neue ECM -Komponenten sind entstanden. Da der Inhalt ein- und ausgecheckt wird, erzeugt jede Verwendung neu Metadaten (automatisch in gewissem Maße). Informationen darüber, wie (und wann), wie Menschen den Inhalt verwenden, das System ermöglichen, neue Filter-, Routing- und Suchwege zu erwerben, Unternehmenstaxonomien und Semantische Netzwerke, und Entscheidungen zur Retentionregel.

Lösungen können liefern Intranet Dienstleistungen für Mitarbeiter (B2E) und können einschließen Enterprise -Portale zum von Geschäft zu Geschäft (B2B), Business-to-Government (B2G), Regierung zu Business (G2B) oder andere Geschäftsbeziehungen. Diese Kategorie enthält die meisten früheren Dokumentenmanagements Groupware und Workflow -Lösungen, die bis 2016 ihre Architektur nicht vollständig in ECM konvertiert hatten, sondern eine Webschnittstelle bereitstellten. Das digitale Asset-Management ist eine Form von ECM, die digital gespeicherte Inhalte umfasst. Spezialisierte Systeme für das Management von speziellen Gesundheitsversorgung erfüllen die speziellen regulatorischen Anforderungen für medizinische Geräte und Interoperabilität.

Geschichte

Die Technologien, die ECM im Jahr 2016 umfassten Dokumentverwaltungssysteme (DMS) der späten 1980er und frühen 1990er Jahre. Die ursprünglichen DMS-Produkte waren eigenständig und lieferten Funktionen in einem von vier Bereichen: Bildgebung, Workflow, Dokumentverwaltung und Enterprise Relationship Management (Ähm).

Ein typischer Early DMS-Benutzer hatte ein kleines Bildgebungs- und Workflow-System (möglicherweise eine Abteilung), um einen Papierintensivprozess zu verbessern und auf a zu arbeiten papierloses Büro. Die ersten eigenständigen DMS-Technologien, mit denen Sie Zeit sparen (oder den Informationszugriff verbessern) durch Reduzierung der Papierhandhabung und -speicherung, Reduzierung des Dokumentenverlusts und Beschleunigung des Zugriffs auf Informationen. DMS könnte Online -Zugriff auf Informationen bieten, die früher nur auf Papier, Mikrofilm oder Mikrofiche verfügbar waren. Durch die Verbesserung der Kontrolle über Dokumente und deren Prozesse wurde die Geschäftspraktiken optimiert. Ihr Audit -Trail erhöhte die Sicherheit der Dokumente und die gemessene Produktivität und Effizienz.

DMS -Produktkategorien wurden als komplementär angesehen, und Organisationen wollten mehrere DMS -Produkte verwenden. Eine Kunden-Service-Abteilung könnte Bildgebung, Dokumentenmanagement und Workflow kombinieren. Eine Buchhaltungsabteilung könnte aus einem ERM-System, Bestellungen eines Bildgebungssystems und Verträge eines Dokumentmanagementsystems, zu Lieferantenrechnungen aus einem ERM-System zugreifen. Wie Organisationen eine festgelegt haben eine Internet Präsenz wollten Webinhalte verwalten. Organisationen, die automatisiert einzelne Abteilungen hatten, stellten sich eine breitere Einstellung vor.

Die Bewegung in Richtung integrierter DMS -Systeme spiegelte einen gemeinsamen Trend in der Softwareindustrie wider: die Integration kleiner Systeme in umfassendere. Textverarbeitung, Tabelle und Präsentationssoftware waren eigenständige Produkte bis zu den frühen neunziger Jahren, als sich der Markt in Richtung Integration verlagert.

Frühe Entwickler boten mehrere eigenständige DMS-Technologien als einzelne, verpackte "Suite" mit wenig (oder no) funktionaler Integration an. Um 2001 begann die Branche mit dem Begriff "Enterprise Content Management" für integrierte Systeme.

In 2006, Microsoft (mit SharePoint Produktfamilie) und Oracle Corporation (mit Oracle Content Management) trat in den kostengünstigen ECM-Markt ein.[a][3] Open Source ECM -Produkte sind ebenfalls erhältlich.

Regierungsstandards, einschließlich der Gesundheitsversicherung und Rechenschaftspflichtgesetz (HIPAA), BS 7799 und ISO/IEC 27001, beeinflussen die Entwicklung und Verwendung von ECM. Im Jahr 2016 könnten Unternehmen ein einzelnes ECM -System bereitstellen, um Informationen in allen Abteilungen zu verwalten.

Verwendet

Unternehmen nehmen ECM an, um die Effizienz zu steigern, die Informationskontrolle zu verbessern und die zu verringern Gesamtkosten des Informationsmanagements. ECM optimiert den Zugriff auf Datensätze mit Keyword und Volltext-Suche, sodass Mitarbeiter schnell die erforderlichen Informationen von ihren Desktops erhalten können.

Die Managementsysteme können Unternehmen dabei helfen Sarbanes -Oxley Act, das Zahlungskartenbranche Datensicherheitsstandard (PCI DSS) und die Bundesregeln des Zivilverfahrens. Sicherheit bei den Benutzer-, Funktions- und Aufzeichnungsebenen schützen sensible Daten. Einige Informationen in einem Dokument können sein redigiertDaher kann der Rest ohne Kompromisse mit Identität oder Schlüsseldaten geteilt werden. Jede Aktion im System wird verfolgt und kann berichtet werden, um die Einhaltung einer Vielzahl von Vorschriften zu demonstrieren.

Eigenschaften

In seinem ComputerWoche Artikel,[4] Ulrich Kampffmeyer charakterisierte ECM als:

  • MiddlewareBeseitigung der Einschränkungen vertikaler Anwendungen und Inselarchitektur und transparent für Benutzer. ECM bietet neben herkömmlichen Host- und Client-Server-Systemen eine dritte Plattform. Laut Kampffmeyer, Enterprise Application Integration (EAI) und Serviceorientierte Architektur (SOA) wird eine wichtige Rolle bei der ECM -Implementierung spielen.
  • Unabhängige Dienste, Verwaltung von Informationen ohne Berücksichtigung der Quelle oder der erforderlichen Verwendung und verfügbarer Anwendungen. Für eine bestimmte Verwendung ist nur ein allgemeiner Dienst verfügbar. Dies vermeidet die Kosten und die Aufrechterhaltung paralleler Funktionen. Standards für Schnittstellen, die verschiedene Dienste verbinden, spielen eine wichtige Rolle bei der ECM -Implementierung.
  • Ein einheitliches Repository für Informationen, Daten und Dokumentlager, die Unternehmensinformationen kombinieren. Informationslebenszyklusmanagement wird auch eine wichtige Rolle bei der Umsetzung von ECM spielen.

ECM funktioniert ordnungsgemäß, wenn es für Benutzer unsichtbar ist. Es unterstützt spezielle Anwendungen als untergeordnete Dienste. ECM ist ein Mehrschichtmodell, das Technologie zur Handhabung, Bereitstellung und Verwaltung strukturierter Daten und unstrukturierten Informationen umfasst. Es verwaltet die Informationen in a Webinhalteverwaltungssystem und Archive als universelles Repository.[5]

Komponenten

ECM kombiniert Komponenten, die als eigenständige Systeme verwendet werden können, ohne in ein unternehmensweites System eingebaut zu werden.[5] Die fünf ECM -Komponenten wurden vom Association for Information and Image Management (AIIM) als:

  • Erfassung
  • Verwalten
  • Speichern
  • Bewahren
  • Liefern[6]

Erfassung

Die Erfassung beinhaltet das Konvertieren von Informationen aus Papierdokumenten durch Scannen in ein elektronisches Format und sammelt elektronische Dateien und Informationen in eine konsistente Struktur für die Verwaltung. Capture -Technologien umfassen auch die Schaffung von MetadatenBeschreibung der Merkmale eines Dokuments für einen einfachen Standort durch Suchtechnologie. Ein medizinisches Diagramm kann die Patientenausweise, den Namen, das Besuchsdatum und das Verfahren für medizinisches Personal zur Suche nach dem Diagramm enthalten.

Vorhin Dokumentautomatisierung Systeme fotografierte Dokumente zur Speicherung auf Mikrofilm oder Mikrofiche. Bildscanner Erstellen Sie digitale Kopien von Papierdokumenten. Dokumente, die bereits in digitalem Formular sind, können kopiert (oder verknüpft), wenn sie online verfügbar sind. Die automatische oder semi-automatische Erfassung kann verwendet werden Elektronischer Datenaustausch (EDI) oder Xml Dokumente, Geschäft und ERP Anwendungen oder spezielle Anwendungssysteme als Quellen.

Erkennungstechnologien

Erkennungstechnologien zum Extrahieren von Informationen aus gescannt Dokumente und digital Faxe enthalten:

  • Optische Zeichenerkennung (OCR): Konvertiert Bilder von TypeSet -Text in alphanumerische Zeichen
  • Handschrifterkennung (HWR): Konvertiert Bilder von handgeschriebenem Text in alphanumerische
  • Intelligente Charaktererkennung (ICR): Erweitert OCR und HWR auf Vergleiche, logische Verbindungen und Überprüfungen gegen Referenzlisten und vorhandene Daten, um die Erkennung zu verbessern
  • OPTISCHE MARKERKENNUNG (OMR): Lesen spezielle Markierungen (z. B. Überprüfungsmarken oder Punkte) in vordefinierten Feldern
  • Barcode Anerkennung: dekodiert branchenabhängige Kodierungen von Produkten und anderen kommerziellen Daten

Bildreinigung

Zu den Merkmalen zur Bildung von Bildverzügungen gehören Drehung, Glättung, Farbanpassung, Transposition, Zoom, Ausrichtung, Seitentrennung, Anmerkungen und Anmerkungen und Lärmminderung.

Forms processing

Die Formulareverarbeitung verfügt über zwei Technologiegruppen, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente identisch sind. Es ist die Erfassung gedruckter Formulare über das Scannen. Erkennungstechnologien werden häufig verwendet, da gut gestaltete Formulare eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Die automatische Verarbeitung kann elektronische Formulare (z.

Enterprise Report Management

Enterprise Report Management (ERM) Aufzeichnet Berichte und andere Dokumente zu optischen Festplatten oder anderen digitalen Speicher für ECM -Systeme. Die Technologie wurde ursprünglich mit verwendet Laserdiscs.

Datenaggregation

Datenaggregation vereint Dokumente aus verschiedenen Anwendungen und Quellen und leitet sie an Speicher- und Verarbeitungssysteme in einheitlicher Struktur und Format weiter.

Subjektindexierung

Subjektindexierung Verbessert Suchvorgänge und bietet alternative Möglichkeiten zur Organisation von Informationen. Die manuelle Indexierung weist den Inhalt von Hand in den Indexdatenbankattributen zu und wird in der Regel von einer Datenbank "verwalten" für Verwaltung und Zugriff verwendet.

Die automatische und manuelle Attributindexierung kann mit voreingestellten Eingangs-Design-Profilen erleichtert werden, mit denen Dokumentklassen beschrieben werden können, die die Anzahl möglicher Indexwerte einschränken oder automatisch bestimmte Kriterien zuweisen. Automatische Klassifizierungsprogramme können Index-, Kategorie- und Daten autonom extrahieren. Basierend auf den Informationen, die in elektronischen Informationsobjekten enthalten sind, können Informationen basierend auf vordefinierten Kriterien oder in einem selbstlernenden Prozess bewertet werden.

Verwalten

Die Kategorie verwalten befindet sich fünf Anwendungsbereiche:

Es verbindet die anderen Komponenten, die in Kombination oder getrennt verwendet werden können. Dokumentverwaltung, Webinhaltemanagement, Zusammenarbeit, Workflow und Business Process Management adressieren den dynamischen Teil des Lebenszyklus der Informationen. Records Management verwaltet die endgültigen Dokumente gemäß der Organisation der Organisation Aufbewahrungsfrist, die den Regierungsmandaten und Branchenpraktiken einhalten müssen. Komponenten verwalten Datenbanken und Access-Autorisierungssysteme.

Dokumenten-Management

Dokumentverwaltungssysteme Kontrolldokumente von der Erstellung bis zum Archivieren. Sie beinhalten:

  • Überprüfen Sie die Überprüfung: Überprüft gespeicherte Informationen auf Konsistenz
  • Versionsverwaltung: Verfolgen Sie verschiedene Versionen derselben Informationen mit Überarbeitungen und unterschiedlichen Formaten
  • Suche und Navigation: Findet Informationen und seine zugehörigen Kontexte
  • Organisieren von Dokumenten in Dateien, Ordnern und Übersichten

Dokumentverwaltung überschneidet sich mit anderen Komponenten, Büroanwendungen (wie Microsoft Outlook und Exchange, oder Lotus Notizen und Domino) und Bibliotheksdienste, die Informationenspeicher verwalten.

Zusammenarbeit

Zusammenarbeitskomponenten in einem ECM -System helfen den Benutzern dabei, Inhalte zu entwickeln und zu verarbeiten. Viele dieser Komponenten wurden aus Collaborative-Software-Paketen entwickelt. ECM -kollaborative Systeme umfassen Elemente von Wissensmanagement.

Sie verwenden Informationsdatenbanken und Verarbeitungsmethoden, die so konzipiert sind, dass sie gleichzeitig von einer Reihe von Benutzern auf demselben Inhaltselement verwendet werden. Zusammenarbeit verwendet Fähigkeiten, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Informationsverarbeitung. Verwaltungskomponenten (z. B. virtuelle Whiteboards für Brainstorming, Terminplanung und Projektmanagementsysteme) und Kommunikationsanwendungen wie Videokonferenzen können enthalten sein. Collaborative ECM kann auch Informationen aus anderen Anwendungen integrieren.

Web -Content -Verwaltung

ECM integriert Content -Management -Systeme (CMS), präsentieren vorhandene Informationen im ECM -Repository.[7]

Datei- und Archivverwaltung

Im Gegensatz zu herkömmlichen elektronischen Archivsystemen, Datei- und Archivverwaltung ist die Verwaltung von Aufzeichnungen, wichtigen Informationen und Daten, die Unternehmen zum Archivieren benötigen. Unabhängig von Speichermedien müssen verwaltete Informationen nicht elektronisch gespeichert werden. Datei- und Archivverwaltung umfasst:

  • Visualisierung von Dateiplänen und anderen strukturierten Indizes für die geordnete Speicherung von Informationen
  • Eindeutige Indexierung von Informationen, unterstützt durch Thesauren oder kontrollierte Wortlisten
  • Management von Datensatz- und Löschterahmplänen
  • Informationsschutz gemäß seinen Merkmalen
  • Internationale, branchenspezifische (oder unternehmensweite), standardisierte Metadaten für die eindeutige Identifizierung und Beschreibung gespeicherter Informationen

Workflow- und Geschäftsprozessmanagement

Die Begriffe "Workflow" und "Geschäftsprozessmanagement"(BPM) werden häufig austauschbar verwendet. Produktionsworkflow verwendet vordefinierte Sequenzen, um Prozesse zu kontrollieren; in einem ad hoc Workflow bestimmt der Benutzer die Prozesssequenz. Benutzer interagieren in Workflow -Lösungen, und Workflow -Motoren sind ein Hintergrunddienst, der Informationen und Datenfluss steuert. Workflow -Management umfasst:

  • Visualisierung von Prozess- und Organisationsstrukturen
  • Erfassung, Verabreichung, Visualisierung und Bereitstellung von Informationen mit seinen zugehörigen Dokumenten oder Daten
  • Einbeziehung von Datenverarbeitungswerkzeugen (wie Anwendungen) und Dokumenten wie Büroprodukten
  • Parallele und sequentielle Verarbeitung von Verfahren, einschließlich gleichzeitiger Einsparung
  • Erinnerungen, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionen
  • Überwachung und Dokumentation des Prozessstatus, Routing und Ergebnisse
  • Tools zum Entwerfen und Anzeigenprozess

Laut AIIM ist BPM eine Möglichkeit, Organisationsprozesse zu betrachten (und zu kontrollieren).

Speichern

Speichern Sie Komponenten vorübergehend Informationen, die nicht erforderlich, gewünscht oder für eine langfristige Speicherung oder Erhaltung bereit sind. Selbst wenn die Store-Komponente Medien verwendet, die für langfristige Archivierung geeignet sind, ist sie dennoch von "Preserve" getrennt.

Speicherkomponenten können in drei Kategorien unterteilt werden:

  • Repositories: Speicherorte
  • Bibliotheksdienste: Verwaltungskomponenten für Repositories
  • Speichertechnologien

Repositorys

ECM -Repositorys können kombiniert werden. Die Typen umfassen:

  • Dateisysteme: Wird hauptsächlich für den temporären Speicher als Eingangs- und Ausgangsdach verwendet
  • Content -Management -Systeme: Speicher- und Repository -Systeme für Inhalte; Kann eine Datenbank oder ein spezielles Speichersystem sein
  • Datenbanken Informationen verwalten und können auch Dokumente, Inhalte oder Medien speichern.
  • Data Warehouse: Komplexe Speichersysteme basierend auf Datenbanken, die Informationen aus einer Vielzahl von Quellen liefern. Sie können mit globalen Funktionen wie Dokumenten oder Informationen gestaltet werden.

Bibliotheksdienste

Bibliotheksdienste sind ECM -Verwaltungskomponenten, die den Zugriff auf Informationen, die Informationen und Speichern von Informationen aus den Erfassungs- und Verwalten von Komponenten verarbeiten. Sie verwalten auch die Speicherorte im dynamischen Speicher, im Geschäft und im Langzeitschutzarchiv. Der Speicherort wird durch Informationsmerkmale und Klassifizierung bestimmt. Der Bibliotheksdienst arbeitet mit der Datenbank der Komponenten verwalten Abruf.

Es verwaltet Online Speicher (Direkter Zugriff auf Daten und Dokumente), Nahe Lagerung (Daten und Dokumente auf einem Medium, auf das schnell zugegriffen werden kann, z. schnell verfügbar).

Wenn das Dokumentverwaltungssystem es nicht bereitstellt, muss der Bibliotheksdienst über das Überzeugungsverwaltung verfügen, um den Status von Informationen und ein Check-in/Check-out für kontrollierte Informationsbereitstellungen zu steuern. Es generiert einen Audit -Trail, Protokolle für Informationsverbrauch und Bearbeitung.

Speichertechnologien

Eine Vielzahl von Technologien kann je nach Anwendung und Systemumgebung verwendet werden:

Bewahren

Preserve ist die langfristige, sichere Speicherung und Sicherung unveränderlicher Informationen. In der Regel von ECM Records Management erreicht, kann es Unternehmen dabei helfen, die Vorschriften der Regierung und der Branche zu erfüllen.

Der Inhalt ändert sich schließlich und wird statisch. ECMs Digitale Erhaltung Komponenten speichern auch vorübergehend Informationen, die nicht archiviert werden müssen. Konservierungskomponenten verfügen über spezielle Zuschauer, Konvertierungs- und Migrationstools sowie langfristige Speichermedien:

Langzeitschutzstrategien

Um die langfristige Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten, sind mehrere Strategien werden für die elektronische Archivierung verwendet. Anwendungen, Indexdaten, Metadaten und Objekte können kontinuierlich von älteren Systemen zu neueren migriert werden. Durch die Nachahmung älterer Software können Benutzer auf Originaldaten und Objekte zugreifen. Software kann das Format von erhaltenen Objekten identifizieren und in einer neuen Umgebung anzeigen.

Liefern

Enterprise Output Management Stellen Sie Informationen aus den Komponenten verwalten, speichern und aufbewahren. Der Verband für Informations- und Bildverwaltungsmodell für ECM ist funktionsbasiert. Die Lieferkomponenten können Informationen in andere Systeme eingeben (z. B. über das Übertragen von Informationen in tragbare Medien oder das Generieren von Ausgabedateien) oder Informationen zur Speicherung und Konservierung vorbereiten.

Lieferkomponenten können in drei Gruppen unterteilt werden: Transformationstechnologien, Sicherheitstechnologien und Verteilung. Transformation und Sicherheit sind Middleware Dienstleistungen und sollten allen ECM -Komponenten gleichermaßen verfügbar sein. Für die Ausgabe sind Primärfunktionen Layout und Design (mit Werkzeugen zum Auslegen und Formatieren der Ausgabe) und elektronisches Verlagswesen (Präsentieren von Informationen zur Verteilung).

Transformationstechnologien

Transformationen sollten durch Hintergrunddienste kontrolliert und verfolgbar. Sie beinhalten:

  • Computerausgabe an Laserscheiben (Kalt): Bei der Verwendung zur Lieferung Kältemittel Vorbereitungsdaten für Verteilung und Archivierung. Zu den Anwendungen gehören Listen und formatierte Ausgabe (z. B. personalisierte Kundenbuchstaben), Zeitschriften und Protokolle.
  • Personalisierung: Funktionen und Ausgabe, die für die Bedürfnisse eines Benutzers angepasst wurden
  • Xml (Extensible Markup-Sprache): Aktiviert die standardisierte, plattformübergreifende Beschreibung von Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und Dokumenten
  • PDF (Tragbares Dokumentformat): Ein plattformübergreifendes Druck- und Verteilungsformat, das Inhaltssuchungen, die Zugabe von Metadaten und die Einbettung elektronischer Signaturen ermöglicht. Wenn sie aus elektronischen Daten generiert werden, sind PDFs Auflösungsunabhängige und erlauben Sie eine knusprige Reproduktion in jeder Skala.
  • Offene XML -Papierspezifikation (OpenXPS): Eine von Microsoft entwickelte XML -Spezifikation, die die Formate und Regeln für die Verteilung, Archivierung, Rendern und Verarbeitung von XPS -Dokumenten beschreibt.
  • Konverter und Zuschauer: Erzeugt einheitliche Formate zum Anzeigen (und Ausgabe) Informationen in verschiedenen Formaten.
  • Datenkompression: Reduziert den Speicherplatz für bildliche Informationen.
  • Web -Syndizierung: Präsentiert Inhalte in verschiedenen Formaten, Auswahlen und Formularen für mehrere Verwendung in verschiedenen Formen für verschiedene Zwecke.

Sicherheitstechnologien

Für alle ECM -Komponenten stehen Sicherheitstechnologien zur Verfügung. Elektronische Signaturen werden verwendet, wenn Dokumente gesendet werden und beim Scannen die vollständige Erfassung dokumentieren. Öffentliche Schlüsselinfrastruktur ist eine grundlegende elektronische Signaturtechnologie, die Schlüssel und Zertifikate verwaltet und die Signaturauthentizität überprüft. Andere elektronische Signaturen bestätigen die Identität des Absenders und die Integrität der gesendeten Daten.

Management von Digitalen Rechten und Wasserzeichen werden in Content -Syndication und Medienvermögen verwaltet, um geistige Eigentumsrechte und -provyrights zu verwalten und zu sichern. Elektronische Wasserzeichen, eingebettet in eine Datei, schützen die Nutzungsrechte für Internetinhalte.

Verteilung

ECM wird Benutzern mit einer Vielzahl von Ausgangs- und Verteilungsmedien zur Verfügung gestellt:

Methoden

Auf dem Gelände

ECM wurde als Softwareanwendung entwickelt, die Unternehmen in Unternehmensnetzwerken implementierten. Jedes Unternehmen verwaltet und verwaltet die ECM- und Netzwerkgeräte, die die Daten speichern. On-Premise-ECM-Systeme können für organisatorische Bedürfnisse angepasst werden. Da die Erfassung von Papierdokumenten wie z. B. Geräte erfordert Bildscanner oder Multifunktionsgeräte, es wird normalerweise vor Ort durchgeführt. Es kann jedoch ausgelagert werden Servicebüros Für das Scannen, Indexieren und Rücksendung mit hohem Volumen über Webübertragung oder auf CDs, DVDs oder anderen externen Speichergeräten.

Software als Dienst (SaaS)

Software als Dienst ECM, auch bekannt als Cloud Computing, ist benutzergerechter online auf Bedarf.

Marktentwicklung

Vor 2003 wurde der ECM-Markt von mittelgroßen unabhängigen Anbietern dominiert, die in zwei Kategorien fielen: diejenigen, die als Dokumentenmanagementunternehmen stammen (Unternehmen (Dokumentmanagement) (Unternehmen)Laserfiche, Saros, Documentum, docstar und OpenText) und begann das Management anderer Geschäftsinhalte und diejenigen, die als Webinhalteverwaltungsanbieter angefangen haben (Verwoben, Vignette, und Steuerisch) versuchte, sich in die Verwaltung von Geschäftsdokumenten und reichen Medien zu verzweigen.

Im Jahr 2002 fügte Documentum die Kollaborationsfunktionen mit der Erwerbs von hinzu Eroom; Interweven und Vignette konterten mit ihren Akquisitionen von Imanage und Intraspect. Documentum erwarb Bulldog für seine Funktionen für digitale Asset Management (DAM); Miteinander verwoben und opentext gegen die Akquisitionen von MediaBin und kontrolliert Artesia. OpenText erwarb auch die europäischen Softwareunternehmen IXOS und Red Dot. Im Oktober 2003 erwarb die EMC Corporation Documentum. IBM gekaufte Filenet und Oracle im Jahr 2006 Sterns gekauft; OpenText auch gekauft Hummingbird Ltd. dieses Jahr. Hewlett Packard (HP) erwarb 2008 die Australian Company Tower Software. Im März 2009,, Autonomie gekauft verwoben; OpenText erwarb Vignette im Juli dieses Jahres und Metastorm im Februar 2011. OpenText wurde im Juli 2011 Global 360 erworben,[8] und HP stimmte zu, im August 2011 Autonomie zu kaufen.[9]

Im April 2007, CMS Uhr Die Direktorin Alan Pelz-Sharpe sagte: "Einige der größten Namen in diesem Geschäft werden in den nächsten Jahren zu einer wesentlichen Transformation führen, die zu Verschiebung von Straßenkarten und Produktsets führen wird."[10] Nuxeo und Im Freien Angebot Open-Source ECM-Software in diesem Jahr.[11]

Gärtner schätzungsweise im Jahr 2010, dass der ECM -Markt im Jahr 2009 einen Wert von rund 3,5 Milliarden US -Dollar hatte; Dies wurde voraussichtlich bei a wachsen jährliche Wachstumsrate von 10,1 Prozent bis 2014. Der Markt erlebte 2010 eine Reihe von Fusionen und Übernahmen.[12] Im Jahr 2014 hat Real Story Group (ehemals CMS Watch) Cloud-basierte Anbieter zu seinen ECM-Bewertungen 2014 hinzugefügt.[13]

Siehe auch

Anmerkungen

  1. ^ Microsoft startete seine ECM -Strategie mit Moss 2007; Oracle mit Oracle 10G und der Erwerb von Sternents, beide Ende 2006.

Verweise

  1. ^ a b c "Was ist Enterprise Content Management (ECM)?". OpenText. Abgerufen 20. September, 2010.
  2. ^ Mancini, John. "Die nächste Welle: Übergang von ECM zu intelligentem Informationsmanagement" (PDF). Aiim. Aiim.
  3. ^ Entwicklung von elektronischen Dokumentenmanagementlösungen: Der Dokumentenbericht, Dritte Edition. Chicago: Doculabs, 2002.
  4. ^ Ulrich Kampffmeyer, "ECM - HERRSCHER ÜBER INFORMATION". ComputerWoche, CW-ExKtrakt, München, 24. September 2001.
  5. ^ a b Trends in Datensätzen, Dokumenten und Enterprise Content Management. Weißes Papier. S.E.R. Konferenz, Visegrád, 28. September 2004 PDF Originalquelle dieses Wikipedia -Artikels des Deutschen Beratungsunternehmensprojekts konsultieren Sie Unternehmensberatung
  6. ^ Kampffmeyer, Ulrich (2006). ECM Enterprise Content Management (PDF). DMS Expo 2006, Köln (in Englisch, Französisch und Deutsch). Hamburg: Projektberatung. ISBN 978-3-936534-09-2. Abgerufen 16. Dezember, 2016.
  7. ^ Ulrich Kampffmeyer, Enterprise Content Management, 2006, PDF
  8. ^ "OpenText profitiert von Akquisitionen, wenn es die Reichweite verlängert". 13. Juli 2011. archiviert von das Original on September 18, 2011. Abgerufen 25. August, 2011.
  9. ^ "HP zum Erwerb führender Unternehmensmanagement -Software für Unternehmensinformations -Software Autonomy Corporation plc". 18. August 2011. archiviert von das Original am 24. August 2011. Abgerufen 25. August, 2011.
  10. ^ Manoj Jasra (17. April 2007). "CMS Watch veröffentlicht den CMS -Vergleichsbericht des Unternehmens" Enterprise "". Abgerufen 21. September, 2010.
  11. ^ Alan Pelz-Sharpe (19. August 2007). "Open Source ECM wächst weiter". Blog. Echte Geschichtengruppe. Abgerufen 16. Oktober, 2013.
  12. ^ Bell, Toby; Shegda, Karen M.; Gilbert, Mark R.; Chin, Kenneth (16. November 2010). "Magic Quadrant für Unternehmensverwaltung des Unternehmens". Gartner.com. Gärtner. Abgerufen 25. August, 2011.
  13. ^ Durga, Apoorv (10. April 2014). "Aktualisierte ECM -Bewertungen wie Documentum, IBM, Alfresco, Oracle, Microsoft, OpenText und andere". RealStoryGroup.com. Echte Geschichtengruppe. Abgerufen 11. April, 2014.

Literaturverzeichnis

  • Fray, Michael (2008). ECM - Enterprise Content Management (auf Dänisch). Dänemark: Forlaget Globe. ISBN 978-87-7900-831-1.
  • Kampffmeyer, Ulrich (2006). ECM Enterprise Content Management (PDF). DMS Expo 2006, Köln (in Englisch, Französisch und Deutsch). Hamburg: Projektberatung. ISBN 978-3-936534-09-2. Archiviert von das Original (PDF) am 2022-01-13.