Dokumenten-Management-System

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EIN Dokumenten-Management-System (DMS) ist ein System, mit dem Dokumente empfangen, verfolgt, verwaltet und speichern und Papier reduziert werden. Die meisten sind in der Lage, die verschiedenen von verschiedenen Benutzern erstellten und modifizierten Versionen aufzuzeichnen (History -Tracking). Im Falle der Verwaltung von Digitale Dokumente Solche Systeme basieren auf Computerprogrammen. Der Begriff überschneidet sich mit den Konzepten von Content -Management -Systeme. Es wird oft als Bestandteil von angesehen Enterprise Content Management (ECM) Systeme und bezogen auf Digital Asset Management, Dokumentbildgebung, Arbeitsablauf Systeme und Aufzeichnungsverwaltung Systeme.

Geschichte

Ab den 1980er Jahren begannen eine Reihe von Anbietern, Softwaresysteme für die Verwaltung von Papierdokumenten zu entwickeln. Diese Systeme befassten sich mit Papierdokumenten, die nicht nur gedruckte und veröffentlichte Dokumente, sondern auch enthalten waren Fotos, Drucke usw.

Spätere Entwickler begannen, eine zweite Art von System zu schreiben, die verwalten konnte elektronische Dokumente, d.h. all diese Dokumente oder Dateien, die auf Computern erstellt und häufig auf den lokalen Benutzern gespeichert sind Dateisysteme. Die frühesten elektronischen Dokumentverwaltungssysteme (EDM) verwalteten entweder proprietäre Dateitypen oder eine begrenzte Anzahl von Dateiformate. Viele dieser Systeme später[wenn?] wurde bekannt als Dokumentbildgebung Systeme, weil sie sich auf die Erfassung, Speicherung, Indexierung und Abruf von konzentrierten Bilddateiformate. EDM -Systeme haben sich zu einem Punkt entwickelt, an dem Systeme jede Art von Dateiformat verwalten könnten, die im Netzwerk gespeichert werden könnten. Die Anwendungen wuchsen auf elektronische Dokumente, Werkzeuge zur Zusammenarbeit, Sicherheit, Workflow und Prüfung Fähigkeiten.

Diese Systeme ermöglichten es einer Organisation, Faxe und Formulare zu erfassen, Kopien der Dokumente als Bilder zu speichern und die Bilddateien in der Repository Für Sicherheit und schnelles Abrufen (Abruf ermöglicht, da das System die Extraktion des Textes aus dem Dokument im Erfassungsvorgang und die Funktion des Text-Indexer-Funktions zur Verfügung gestellt hat Text-Retrival Fähigkeiten).

Während viele EDM-Systeme Dokumente in ihrem nativen Dateiformat (Microsoft Word oder Excel, PDF) speichern, beginnen einige webbasierte Dokumentverwaltungssysteme, Inhalte in Form von zu speichern Html. Diese HTML-basierten Dokumentverwaltungssysteme können als Veröffentlichungssysteme oder Richtlinienmanagementsysteme fungieren.[1] Der Inhalt wird entweder mithilfe von Browser -basierten Editoren oder dem Import und Konvertieren von nicht HTML -Inhalten erfasst. Das Speichern von Dokumenten als HTML ermöglicht einen einfacheren Volltext-Workflow, da die meisten Suchmaschinen mit HTML nativ zu tun haben. DMS ohne HTML -Speicherformat ist erforderlich, um den Text aus dem proprietären Format zu extrahieren, wodurch der Volltexten -Such -Workflow etwas komplizierter wird.

Suchfunktionen einschließlich Boolesche Abfragen, Clusteranalyse, und Stamm[2] sind zu kritischen Komponenten von DMS geworden, da sich Benutzer an Internet -Suche gewöhnt haben und weniger Zeit damit verbringen, ihre Inhalte zu organisieren.

Komponenten

Dokumentverwaltungssysteme bieten üblicherweise Speicher-, Versioning-, Metadaten-, Sicherheit sowie Indexierungs- und Abruffunktionen. Hier finden Sie eine Beschreibung dieser Komponenten:

Thema Beschreibung
Metadaten Metadaten wird normalerweise für jedes Dokument gespeichert. Metadaten Kann beispielsweise das Datum enthalten, das das Dokument gespeichert wird, und die Identität des Benutzers, der es speichert. Das DMS kann auch Metadaten aus dem Dokument automatisch extrahieren oder den Benutzer auffordern, Metadaten hinzuzufügen. Einige Systeme verwenden auch optische Zeichenerkennung auf gescannten Bildern oder Textextraktion in elektronischen Dokumenten durchführen. Der resultierende extrahierte Text kann verwendet werden, um Benutzer beim Auffinden von Dokumenten zu unterstützen, indem wahrscheinliche Schlüsselwörter identifiziert werden oder die Funktionen für vollständige Textsuche bereitgestellt werden, oder kann für sich genommen verwendet werden. Extrahierter Text kann auch als Komponente von Metadaten gespeichert, mit dem Dokument gespeichert oder getrennt vom Dokument als Quelle für die Suche von Dokumentensammlungen gespeichert werden.[3]
Integration Viele Dokumentenverwaltungssysteme versuchen, Dokumentverwaltungsfunktionen direkt für andere Anwendungen bereitzustellen, damit Benutzer vorhandene Dokumente direkt aus dem Dokumentverwaltungssystem -Repository abrufen, Änderungen vornehmen und das geänderte Dokument als neue Version wieder in das Repository speichern, ohne zu gehen, ohne zu gehen die Anwendung. Eine solche Integration ist üblicherweise für eine Vielzahl von Softwaretools wie z. Workflow-Management und Content -Management -Systemetypischerweise durch eine Programmierschnittstelle (API) mit offenen Standards wie z. Odma, LDAP, Webdav, und SEIFE oder Erholsam Internetdienste.[4][5]
Erfassung Erfassen beinhaltet in erster Linie die Annahme und Verarbeitung von Bildern von Papierdokumenten von Scanner oder Multifunktionsdrucker. Optische Zeichenerkennung (OCR) Software wird häufig verwendet, ob in die Hardware oder als eigenständige Software integriert, um digitale Bilder in maschinenlesbare Text umzuwandeln. OPTISCHE MARKERKENNUNG (OMR) Software wird manchmal verwendet, um Werte von Checkboxen oder Blasen zu extrahieren. Die Erfassung kann auch elektronische Dokumente und andere computergestützte Dateien akzeptieren.[6]
Datenvalidierung Datenvalidierungsregeln können nach Dokumentenversagen, fehlenden Signaturen, falsch geschriebenen Namen und anderen Problemen überprüfen, wobei die Optionen für Echtzeitkorrekturen vor dem Importieren von Daten in das DMS empfohlen werden. Eine zusätzliche Verarbeitung in Form von Harmonisierungs- und Datenformatänderungen kann auch als Teil der Datenvalidierung angewendet werden.[7][8]
Indizierung Indexierung verfolgt elektronische Dokumente. Die Indexierung kann so einfach sein, wie eindeutige Dokumentenkennungen im Auge zu behalten. Oft dauert es jedoch eine komplexere Form, die eine Klassifizierung durch die Metadaten der Dokumente oder sogar durch Word -Indizes bereitstellt, die aus den Inhalten der Dokumente extrahiert werden. Die Indexierung besteht hauptsächlich zur Unterstützung von Informationsabfragen und -abrufen. Ein Bereich von entscheidender Bedeutung für das schnelle Abruf ist die Schaffung eines Index Topologie oder Schema.[9]
Lagerung Speichern elektronische Dokumente. Die Speicherung der Dokumente umfasst häufig die Verwaltung derselben Dokumente. wo sie gespeichert werden, wie lange, Migration der Dokumente von einem Speichermedium zum anderen (Hierarchische Speicherverwaltung) und eventuelle Dokumentzerstörung.
Abruf Rufen Sie die elektronischen Dokumente aus dem Speicher ab. Obwohl der Begriff, ein bestimmtes Dokument abzurufen, einfach ist, kann das Abrufen im elektronischen Kontext ziemlich komplex und leistungsfähig sein. Einfaches Abrufen einzelner Dokumente kann unterstützt werden, indem der Benutzer die eindeutige Dokumentenkennung angeben und das System den Basisindex (oder eine nicht idexierte Abfrage in seinem Datenspeicher) verwendet, um das Dokument abzurufen.[9] Durch ein flexibleres Abrufen kann der Benutzer teilweise Suchbegriffe angeben, die den Dokumentenkennung und/oder Teile der erwarteten Metadaten betreffen. Dies würde normalerweise eine Liste von Dokumenten zurückgeben, die den Suchbegriffen des Benutzers entsprechen. Einige Systeme bieten die Fähigkeit, a zu spezifizieren Boolescher Ausdruck enthalten mehrere Schlüsselwörter oder Beispielphrasen, die erwartet werden, die im Inhalt der Dokumente vorhanden sind. Das Abrufen für diese Art von Abfrage kann durch zuvor erstellte Indizes unterstützt werden.[9] oder kann zeitaufwändige Suchvorgänge über den Inhalt der Dokumente durchführen, um eine Liste der potenziell relevanten Dokumente zurückzugeben. Siehe auch Dokumentenabruf.
Verteilung Ein Dokument, das für die Verbreitung bereit ist, muss in einem Format sein, das nicht leicht geändert werden kann. Eine ursprüngliche Master -Kopie des Dokuments wird normalerweise nie für die Verteilung verwendet. Ein elektronischer Link zum Dokument selbst ist vielmehr häufiger. Wenn ein Dokument in einer regulatorischen Umgebung elektronisch verteilt werden soll, müssen zusätzliche Kriterien erfüllt sein, einschließlich der Zusicherungen der Rückverfolgbarkeit und der Versionierung, auch in anderen Systemen.[10] Dieser Ansatz gilt für beide Systeme, durch die das Dokument interstempelt, wenn die Integrität des Dokuments unerlässlich ist.
Sicherheit Die Dokumentsicherheit ist in vielen Dokumentenverwaltungsanwendungen von entscheidender Bedeutung. Die Compliance -Anforderungen für bestimmte Dokumente können je nach Art der Dokumente recht komplex sein. Zum Beispiel in der Vereinigte Staaten, Standards wie z. ISO 9001 und ISO 13485sowie USA Food and Drug Administration Vorschriften, diktieren Sie, wie der Dokumentkontrollprozess behandelt werden sollte.[11] Dokumentverwaltungssysteme haben möglicherweise ein Rechte -Management -Modul, mit dem ein Administrator nur bestimmte Personen oder Gruppen von Personen auf Dokumente basieren kann. Die Dokumentmarkierung zum Zeitpunkt des Drucks oder der PDF-Schaffung ist ein wesentliches Element, um eine Änderung oder unbeabsichtigte Verwendung auszuschließen.
Arbeitsablauf Workflow ist ein komplexer Prozess, und einige Dokumentverwaltungssysteme haben entweder ein integriertes Workflow-Modul[12] oder können sich in Tools für Workflow -Management integrieren.[5] Es gibt verschiedene Arten von Workflow. Die Verwendung hängt von der Umgebung ab, auf die das elektronische Dokumentverwaltungssystem (EDMS) angewendet wird. Bei manuellem Workflow muss ein Benutzer das Dokument anzeigen und entscheiden, an wen ersend ist. Rulesbasierter Workflow ermöglicht es einem Administrator, eine Regel zu erstellen, die den Fluss des Dokuments durch eine Organisation vorschreibt: Zum Beispiel überleitet eine Rechnung einen Genehmigungsverfahren und wird dann an die von Konten zahlbare Abteilung weitergeleitet. Dynamische Regeln ermöglichen es, Zweige in einem Workflow -Prozess zu erstellen. Ein einfaches Beispiel wäre, einen Rechnungsbetrag einzugeben, und wenn der Betrag niedriger als ein bestimmter festgelegter Betrag ist, folgt er unterschiedliche Routen durch die Organisation. Fortgeschrittene Workflow -Mechanismen können Inhalte manipulieren oder externe Prozesse signalisieren, während diese Regeln wirksam sind.
Zusammenarbeit Die Zusammenarbeit sollte einem EDMS inhärent sein. In seiner grundlegenden Form sollten kollaborative EDMs Dokumente ermöglichen, von einem autorisierten Benutzer abgerufen und bearbeitet zu werden. Der Zugriff sollte für andere Benutzer blockiert werden, während die Arbeit im Dokument durchgeführt wird. Andere erweiterte Formen der Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass mehrere Benutzer gleichzeitig Dokumente anzeigen und ändern (oder Markup) anzeigen und ändern können. Das daraus resultierende Dokument ist umfassend, einschließlich aller Benutzerzusätze. Zusammenarbeit innerhalb von Dokumentverwaltungssystemen bedeutet, dass die verschiedenen Markups jedes einzelnen Benutzer während der Zusammenarbeit erfasst werden, sodass die Dokumenthistorie überwacht werden kann.[13]
Versioning Die Versionierung ist ein Prozess, nach dem Dokumente in oder aus dem Dokumentverwaltungssystem eingecheckt werden, sodass Benutzer frühere Versionen abrufen und die Arbeit von einem ausgewählten Punkt fortsetzen können. Die Versionierung ist nützlich für Dokumente, die sich im Laufe der Zeit ändern und Aktualisierungen erfordern. Es kann jedoch erforderlich sein, auf eine vorherige Kopie zurückzukehren oder auf eine frühere Kopie zu verweisen.[13]
Suche Durch das Suchen findet Dokumente und Ordner verwendet, die Vorlagenattribute oder Volltextsuche verwenden. Dokumente können mit verschiedenen Attributen und Dokumentinhalten gesucht werden.
Föderierte Suche Dies bezieht sich auf die Fähigkeit, Suchfunktionen zu erweitern, um Ergebnisse aus mehreren Quellen oder aus mehreren DMSs innerhalb eines Unternehmens zu zeichnen.[14]
Veröffentlichung Die Veröffentlichung eines Dokuments umfasst die Verfahren von Korrekturlesen, Peer oder öffentliche Überprüfung, Autorisierung, Drucken und Genehmigung usw. Diese Schritte gewährleisten Klugheit und logisches Denken. Jegliche unachtsame Handhabung kann zur Ungenauigkeit des Dokuments führen und daher seine Benutzer und Leser irreführen oder verärgern. In gesetzlich regulierten Industrien müssen einige der Verfahren abgeschlossen werden, wie durch ihre entsprechenden Unterschriften und das Datum, an dem das Dokument unterzeichnet wurde, belegt werden. Beziehen Sie sich auf die ISO Abteilungen der ICS 01.140.40 und 35.240.30 für weitere Informationen.[15][16]

Das veröffentlichte Dokument sollte in einem Format sein, das ohne spezifische Kenntnisse oder Tools nicht leicht geändert wird, und dennoch ist es schreibgeschützt oder tragbar.[17]

Hardcopy Reproduktion Dokument/Bildreproduktion ist in einem Dokumentverwaltungssystem häufig erforderlich, und seine unterstützten Ausgangsgeräte und Reproduktionsfunktionen sollten berücksichtigt werden.[18]

Standardisierung

Viele Branchenverbände veröffentlichen ihre eigenen Listen bestimmter Dokumentkontrollstandards, die in ihrem bestimmten Bereich verwendet werden. Im Folgenden finden Sie eine Liste einiger der relevanten ISO -Dokumente. Divisionen ICS 01.140.10 und 01.140.20.[19][20] Die ISO hat auch eine Reihe von Standards in Bezug auf die veröffentlicht technische Dokumentation, bedeckt von der Teilung von 01.110.[21]

  • ISO 2709 Informationen und Dokumentation - Format zum Informationsaustausch
  • ISO 15836 Informationen und Dokumentation - die Dublin -Kern Metadatenelement eingestellt
  • ISO 15489 Informationen und Dokumentation - Datensätzeverwaltung
  • ISO 21127 Informationen und Dokumentation - eine Referenz Ontologie Für den Austausch des kulturellen Erbes Informationen
  • ISO 23950 Informationen und Dokumentation - Informationsabruf (Z39.50) - Anwendungsdienstdefinition und Protokollspezifikation
  • ISO 10244 Dokumentmanagement - Geschäftsprozess Baselining und Analyse
  • ISO 32000 Dokumentverwaltung - tragbares Dokumentformat
  • ISO/IEC_27001 Spezifikation für ein System für Informationssicherheitsmanagementsysteme

Dokumentenkontrolle

Regierungsvorschriften verlangen, dass Unternehmen, die in bestimmten Branchen arbeiten, ihre Dokumente kontrollieren. Diese Branchen umfassen Buchhaltung (zum Beispiel: 8th EU -Richtlinie, Sarbanes -Oxley Act), Lebensmittelsicherheit (z. B.,, Modernisierung des Lebensmittelsicherheitsgesetzes in den USA), ISO (oben erwähnt), medizinische Geräteherstellung (FDA), Herstellung von Blut, menschlichen Zellen und Gewebeprodukten (FDA), Gesundheitswesen (Jcaho) und Informationstechnologie (Itil).[22] Einige Branchen arbeiten aufgrund der Art der Informationen, die sie für Privatsphäre, Garantie oder andere stark regulierte Zwecke behalten, unter strengeren Dokumentenkontrollanforderungen. Beispiele beinhalten Geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) wie nach Anforderungen von vorgeschrieben HIPAA oder Bauprojektdokumente, die für Garantiezeiten erforderlich sind. Ein Strategieplan für Informationssysteme (ISSP) kann Organisationsinformationssysteme über mittlere bis langfristige Perioden formen.[23]

Dokumente, die in einem Dokumentverwaltungssystem gespeichert sind - wie mit Verfahren, Arbeitsanweisungen und Richtlinienaussagen - liefern Beweise für die Kontrolle von Dokumenten. Das Versäumnis, einzuhalten, kann Geldstrafen, den Verlust des Geschäfts oder den Schaden an den Ruf eines Unternehmens verursachen.

Das Folgende sind wichtige Aspekte der Dokumentkontrolle:

  • Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten vor der Veröffentlichung
    • Bewertungen und Genehmigungen
  • Die Gewährleistung von Änderungen und Revisionen wird eindeutig identifiziert
  • Sicherstellen, dass relevante Versionen von anwendbaren Dokumenten an ihren "Nutzungsstellen" verfügbar sind
  • Sicherstellen, dass Dokumente lesbar und identifizierbar bleiben
  • Stellen Sie sicher, dass externe Dokumente (z.
  • Verhinderung der „unbeabsichtigten“ Verwendung veralteter Dokumente

Integriertes DM

Integriertes Dokumentverwaltung Enthält die Technologien, Tools und Methoden, die zum Erfassen, Verwalten, Speichern, Erhalten, Liefern und Entsorgen von Dokumenten in einem Unternehmen verwendet, verwaltet, gespeichert, liefern und entsorgen. In diesem Zusammenhang sind 'Dokumente' eine Vielzahl von Informationsvermögen, darunter Bilder, Bürodokumente, Grafiken und Zeichnungen sowie die neuen elektronischen Objekte wie Webseiten, E -Mails, Sofortnachrichten und Video.

Dokumentverwaltungssoftware

Papierdokumente werden seit langem bei der Lagerung verwendet Information. Papier kann jedoch kostspielig und, wenn sie übermäßig verwendet, verschwenderisch sein. Die Dokumentverwaltungssoftware ist nicht nur ein Tool, sondern kann einem Benutzer Zugriff verwalten, die gespeicherten Informationen verfolgen und bearbeiten. Dokumentverwaltungssoftware ist eine elektronisch Schrank, mit dem alle Papier- und digitalen Dateien organisiert werden können.[24] Die Software hilft dem Unternehmen Papier mit digitalen Dateien zu kombinieren und es in einem einzigen Hub zu speichern, nachdem es gescannt wurde und Digitale Formate importieren.[25] Einer der wichtigsten Vorteile von Digitales Dokument Das Management ist eine „ausfallsichere“ Umgebung zum Schutz aller Unterlagen und Daten.[26] In der schweren Bauindustrie können die Teammitglieder den Teammitgliedern vor allem Dokumente für Projekte ansehen und hochladen, denen sie von überall und jederzeit zugewiesen werden, um den täglichen Betrieb zu optimieren.[27]

Siehe auch

Verweise

  1. ^ Richtlinienmanagementsystem Archiviert 29. Oktober 2011 bei der Wayback -Maschine
  2. ^ Stemming: Suchen erleichtern Archiviert 11. Januar 2012 bei der Wayback -Maschine
  3. ^ Parsons, M. (2004). Effektives Wissensmanagement für Anwaltskanzleien. Oxford University Press. p. 234. ISBN 9780195169683. Abgerufen 19. Mai 2018.
  4. ^ Shivakumar, S.K. (2016). Unternehmensinhalte und Suchmanagement zum Erstellen digitaler Plattformen. John Wiley & Sons. p. 93. ISBN 9781119206828. Abgerufen 19. Mai 2018.
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  6. ^ Webber, M.; Webber, L. (2016). IT -Governance: Richtlinien und Verfahren. Wolters Kluwer. p. 41-4. ISBN 9781454871323. Abgerufen 19. Mai 2018.
  7. ^ Trinchieri, D. (2003). Bewertung von IDMS -Optionen (Integrated Document Management System) für das Arizona Department of Transportation (ADOT). Arizona Department of Transportation. p. 158. Die Datenvalidierungsregeln sollten in das Formular selbst eingebettet sein und nicht in einer Nachbearbeitungsumgebung erreicht werden. Dies bietet die Verwendung einer interaktiven Echtzeiterfahrung. Oft erfordert die Datenvalidierung eine Datenbanküberprüfung. Die Regeln sollten dieser Datenbankabfrage zulassen und die Echtzeitauswahl der Benutzer basierend auf Abfrageergebnissen bereitstellen.
  8. ^ Morley, D.; Parker, C. S. (2014). Computer verstehen: Heute und morgen, umfassend. Cengage -Lernen. p. 558–559. ISBN 9781285767277. Abgerufen 19. Mai 2018.
  9. ^ a b c Meurant, G. (2012). Einführung in elektronische Dokumentenmanagementsysteme. Akademische Presse. p. 120. ISBN 9780323140621. Abgerufen 19. Mai 2018.
  10. ^ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). Implementierung im Bau. Routledge. p. 130. ISBN 9781134198986. Abgerufen 19. Mai 2018.
  11. ^ Skipper, S.L. (2015). So etablieren Sie ein Dokumentsteuerungssystem für die Einhaltung der ISO 9001: 2015, ISO 13485: 2016 und FDA -Anforderungen. ASQ Quality Press. p. 156. ISBN 9780873899178. Abgerufen 19. Mai 2018.
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  13. ^ a b Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. CRC Press. p. 30. ISBN 9781136033629. Abgerufen 19. Mai 2018.
  14. ^ White, M. (2012). Enterprise -Suche. O'Reilly Media, Inc. S. 73–74. ISBN 9781449330408. Abgerufen 19. Mai 2018.
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  18. ^ Meurant, G. (2012). Einführung in elektronische Dokumentenmanagementsysteme. Akademische Presse. p. 16. ISBN 9780323140621. Abgerufen 19. Mai 2018.
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  22. ^ "Code of Federal Regulations Titel 21, Teil 1271". Food and Drug Administration. Archiviert Aus dem Original am 10. Oktober 2011. Abgerufen 31. Januar 2012.
  23. ^ Wiggins, Bob (2000). Effektives Dokumentenmanagement: Entsperren von Unternehmenskenntnissen (2 ed.). Gower. p. 25. ISBN 9780566081484. Archiviert Aus dem Original am 13. Januar 2018. Abgerufen 9. April 2016. Auf organisatorischer Ebene ist ein Strategieplan (ISPSP) ein Informationssystem -Strategieplan (ISSP) eine Möglichkeit, allgemein zu bestimmen, welche Informationssysteme eine Organisation über das mittel- bis langfristige (in der Regel etwa drei bis fünf Jahre [...]) haben sollte.
  24. ^ "Dokumentverwaltungssysteme - Ein Käuferleitfaden". Archiviert Aus dem Original am 10. Januar 2017. Abgerufen 10. Januar 2017.
  25. ^ Chaouni, Mamoun (5. Februar 2015). "7 leistungsstarke Vorteile der Verwendung eines Dokumentverwaltungssystems" Archiviert 10. Januar 2017 bei der Wayback -Maschine
  26. ^ Aschekonversion (13. Februar 2020). "Vorteile eines Dokumentverwaltungssystems und 9 Dinge, nach denen man suchen muss". Ash Conversions International. Abgerufen 7. Mai 2020.
  27. ^ "Dokumentverwaltungssoftware für den Bau". HCSS. 15. Dezember 2021. Abgerufen 7. Juni 2022.

Externe Links