Dokumentautomatisierung

Dokumentautomatisierung (auch bekannt als Dokumentenversammlung oder Dokumentverwaltung) ist das Design von Systemen und Workflows die bei der Schaffung der Schaffung von elektronische Dokumente. Dazu gehören logikbasierte Systeme, die Segmente bereits bestehender Text und/oder Daten verwenden, um ein neues Dokument zusammenzustellen. Dieser Prozess wird in bestimmten Branchen zunehmend verwendet, um Rechtsdokumente, Verträge und Briefe zusammenzustellen. Dokumentautomatisierungssysteme können auch verwendet werden, um alle bedingten Text, variablen Text und Daten in einer Reihe von Dokumenten zu automatisieren.

Automatisierungssysteme ermöglichen es Unternehmen, die Dateneingabe zu minimieren, die zeitgewiesene Korrekturlesen zu verkürzen und die damit verbundenen Risiken zu verringern menschlicher Fehler. Zusätzliche Vorteile sind: Zeit- und finanzielle Einsparungen aufgrund verringerter Papierhandhabung, Dokumentenbelastung, Lagerung, Vertrieb, Porto/Versand, Faxen, Telefon, Arbeit und Abfall.

Dokumentbaugruppe

Die grundlegenden Funktionen ersetzen das umständliche Handbuch für sich wiederholende Dokumente durch vorlagenbasierte Systeme, bei denen der Benutzer Software-gesteuerte Interviewfragen oder Dateneingabebereich beantwortet. Die gesammelten Informationen bevölkern das Dokument, um einen guten ersten Entwurf zu bilden.[1] Die heutigen erweiterten Dokumentautomationssysteme ermöglichen es Benutzern, ihre eigenen Daten und Regeln (Logik) ohne Programmierung zu erstellen.

Während die Dokumentautomationssoftware hauptsächlich in der verwendet wird legal, Finanzdienstleistungen, und Risikomanagement Branchen, es kann in jeder Branche verwendet werden, die transaktionsbasierte Dokumente erstellt. Ein gutes Beispiel dafür, wie Dokumentautomationssoftware verwendet werden kann Gewerbehypothek Unterlagen. Eine typische kommerzielle Hypothekentransaktion kann mehrere Dokumente umfassen, darunter:

Einige dieser Dokumente können bis zu 80 bis 100 Seiten mit Hunderten von optionalen Absätzen und Datenelementen enthalten. Die Dokumentautomation -Software kann automatisch die richtigen Dokumentvariablen basierend auf den Transaktionsdaten ausfüllen. Darüber hinaus kann eine Dokumentautomation -Software eine Dokumentsuite erstellen, in der alle verwandten Dokumente in eine Datei eingekapselt sind, wodurch Updates und Zusammenarbeit einfach und schnell erstellt werden.

Einfachere Softwareanwendungen, die einfacher zu lernen sind, können auch verwendet werden, um die Erstellung von Dokumenten ohne unangemessene Komplexität zu automatisieren. Beispielsweise hält sich Pathagoras als "einfache Text, keine Felder zulässig" -Dokumentbaugruppe aus. Mit Zwischenablagen können der Benutzer häufig verwendete Textfragmente speichern, sie in logische Gruppen organisieren und dann schnell darauf zugreifen, um in endgültige Dokumente einzufügen.

Im Lieferkettenmanagement

Es werden viele Dokumente verwendet Logistik. Sie heißen: Rechnungen, Packungslisten/Slips/Blätter (Manifests), Inhaltslisten, Tickets auswählen, Ankunftserklärung Formen/Berichte von vielen Typen (z. MSDs, beschädigte Waren, zurückgegebene Waren, detailliert/Zusammenfassung usw.), importieren/Export, Lieferung, Frachtbrief (Bol) usw. Diese Dokumente sind normalerweise die Verträge zwischen den Empfänger und die VersenderSie sind also für sowohl für Parteien als auch für jeden Vermittler sehr wichtig, wie a Logistik von Drittanbietern Firma (3PL) und Regierungen. Dokumentieren Handling im Inneren Logistik, Leitung der Lieferkette und Verteilzentren wird normalerweise durchgeführt in manueller Arbeit oder halbautomatisch Barcode -Scanner, Software und Tabletop Laserdrucker. Dort sind einige Hersteller von Hochgeschwindigkeits -Dokumenten -Automatisierungssystemen, die das Laser -gedruckte Dokument automatisch mit der Bestellung vergleichen und entweder ein Umschließung einfügen oder automatisch anwenden Geldbörse/Beutel an die Versandbehälter (häufig ein flexibles Polybag oder Wellblecher Faserplatten/starre Behälter). Weiter unten finden Sie Video -Links für externe Website -Videos, die diese Dokumentautomationssysteme zeigen. Schutz der Privatsphäre und Identitätsdiebstahl sind wichtige Anliegen, insbesondere mit zunehmender Erhöhung von E-Commerce, Internet/Online Einkaufen und Einkaufskanal (Andere vergangene Referenzen sind Katalog und Versandbestellung Einkaufen) Es ist wichtiger denn je, dass das richtige Dokument jedes Mal verheiratet oder mit der richtigen Reihenfolge oder dem richtigen Versand verbunden ist. Software, die Dokumente erzeugt, sind: ERP, WMS, TMS, Erbe Middleware und die meisten Buchhaltungspakete.

Eine Reihe von Forschungsprojekten hat sich weiter untersucht Standardisierung und Automatisierung von Dokumenten in der Frachtindustrie.[2][3]

In juristischen Dienstleistungen

Die Automatisierungstechnologie kann bei der Herstellung von Rechtsdokumenten wie Beschäftigungsverträgen und Nachlassplanungsdokumenten verwendet werden, möglicherweise mit der Verwendung einer Online -Schnittstelle oder eines Entscheidungsbaums.[4] In großen Anwaltskanzleien werden häufig die Versammlungssysteme verwendet, um Arbeiten zu systematisieren, z.[5][6]

Mit der Liberalisierung des britischen Marktes für Rechtsdienstleistungen, der von der angeführt wurde Legal Services Act 2007[7] Große Institutionen haben ihre Dienstleistungen um die Rechtshilfe für ihre Kunden erweitert.[8][9] Die meisten dieser Unternehmen verwenden ein Element der Dokumentautomatisierungstechnologie, um juristische Dokumentendienste über das Web anzubieten.[10] Dies wurde als ein Trend zur Kommerzialisierung angesehen, bei der Technologien wie Dokumentenautomatisierung zu hohen Volumen führen und die juristischen Dienstleistungen mit geringer Marge „verpackt“ und einem Massenmarktpublikum zur Verfügung gestellt werden.[11][12][13]

In Versicherung

Versicherungspolicen und Zertifikate, abhängig von der Art, können Police -Dokumente auch Hunderte von Seiten lang sein und spezifische Informationen zum Versicherten enthalten. In der Vergangenheit wurden diese Versicherungsdokumentpakete in der Vergangenheit durch a) Tipps von Freiformbuchstaben erstellt, b) vorgedruckte Broschüren addiert. Dokumente in ein Paket und senden Sie sie an den Versicherten. Die verschiedenen in einem Paket enthaltenen Dokumente können die folgenden Arten von Dokumenten enthalten:

  • Willkommensbrief
  • Vertrag
  • Zertifikat
  • Staatspezifische Richtliniendokumente
  • Auflistung der versicherten Artikel und Versicherungsbeträge
  • Änderungen
  • Fahrer
  • Ausweis
  • Firmeninformation
  • Marketingmaterial (andere Produkte)
  • Daten

Es kann viel Arbeit daran haben, ein Paket zusammenzustellen. In den meisten Richtlinienverwaltungssystemen generiert das System eine Art Richtlinienanweisung als Ausgangspunkt, muss jedoch möglicherweise mit anderen erforderlichen Materialien angepasst und verbessert werden.

Siehe auch

Verweise

  1. ^ Artikel: Störung der konventionellen Geschäftsmodelle der Anwaltskanzlei mithilfe der Dokumentenversammlung Mountain, Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1
  2. ^ "E-Freight ist ein integriertes Projekt im 7. Framework-Programm der EU". E-Freight. Archiviert von das Original am 30. Mai 2012. Abgerufen 23. November 2012.
  3. ^ Iata. Cargo-XML-Standards: Modernisierung der Luftfrachtkommunikation.
  4. ^ Reyes, Eduardo. "Wer hat Angst vor der Computergeneration?". The Law Society Gazette. Die Law Society of England und Wales. Abgerufen 3. Mai 2019.
  5. ^ "Wie es den Rechtssektor verändert". Informationszeitalter. Bonhill Group Plc. 20. Dezember 2010. Abgerufen 3. Mai 2019.
  6. ^ Chamay, Marc-Henri; Widdowson, Jules. "Kundendienste - Entfernungsbeziehungen". Legal Technology Journal. Archiviert von das Original am 2. November 2010. Abgerufen 3. Mai 2019.
  7. ^ Legal Services Act 2007 Gesetzgebung.gov.uk
  8. ^ Artikel: Vorbereitet für das Urknall und das Tesco -Gesetz Jon Robins The Times
  9. ^ Artikel: Eine Reise in die Geschäfte kann die Scheidung enden[Permanent Dead Link] Ellen Kelleher die Financial Times
  10. ^ Artikel: Warum Big Brand Legal Services schlechte Nachrichten für Anwälte sind Neil Rose the Guardian (Dienstag, 2. November 2010)
  11. ^ Artikel: Warenversion von Rechtsdienstleistungen - Was für die Zukunft der Rechtspraxis bedeutet Archiviert 2011-07-20 im Wayback -Maschine Sylvia Lowe Law Gazette
  12. ^ Artikel: Von maßgeschneidert bis zur Ware Archiviert 2011-01-29 bei der Wayback -Maschine Professor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)
  13. ^ Artikel: Das Warengeschäft Archiviert 2012-03-04 bei der Wayback -Maschine Professor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (Donnerstag, 13. April 2006)